RESOLUCIÓN CNV 813/2019 – LIBROS SOCIETARIOS Y CONTABLES POR MEDIOS DIGITALES

25.10.19

Mariana Vázquez / Sebastián Borthwick / Fernando Carrizo

El 25 de octubre de 2019 fue publicada en el Boletín Oficial la Resolución 813/2019 (la “Resolución”) de la Comisión Nacional de Valores (“CNV”) la cual reglamenta la posibilidad de que los libros contables y societarios de las sociedades sujetas a contralor de la CNV, puedan ser llevados mediante un sistema computarizado con la finalidad de facilitar los procesos de registración contable y societaria.

En este sentido, la Resolución establece los requisitos para solicitar llevar los libros societarios, contables y en particular el Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asambleas por el sistema de registración computarizado. Asimismo, se prevé que las sociedades podrán optar por llevar a través de sistemas de registración digital libros complementarios y requeridos por disposiciones legales o estatutarias.

Las sociedades cuyo registro de acciones escriturales sea llevado por bancos comerciales o de inversión o cajas de valores autorizados, podrán utilizar el listado de accionistas emitido por la entidad a cargo del registro de acciones escriturales, para el registro del depósito de acciones y asistencia a asamblea, siempre que dicho documento contenga domicilio, DNI y cantidad de votos de los accionistas asistentes y sea firmado por los mismos o sus representantes. Luego, las sociedades deberán digitalizar el documento y agregarlo en el Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asamblea llevado por un sistema de registración computarizado, sin perjuicio de que también deberán conservar el original en formato papel en su sede social.

Asimismo, las emisoras que decidan llevar sus libros por sistemas de registración digitales deberán optar por utilizar alguno de estos dos sistemas a fines de garantizar la inalterabilidad de la información registrada:

(iii) Libro Digestos de Mensaje: Al momento de registrar y firmar digitalmente cada asiento o acta, se calculará el digesto de mensaje de la información contenida y se compilará cronológicamente en un libro llevado con las formalidades estipuladas en los artículos 323, 324 y 325 del Código Civil y Comercial de la Nación; o
(iv) Firma digital con sellado de tiempo: Al momento de registrar cada asiento o acta, dichos documentos se firmarán digitalmente, con sellado de tiempo provisto por autoridad certificante licenciada.

A fin de asegurar el correcto funcionamiento de dicho software de verificación, la sociedad podrá optar por:

c) Contratar un Servicio de verificación de firma y sellado de tiempo con una Autoridad Certificante Licenciada.
d) Desarrollar el Software de verificación de firma y sellado de tiempo y a su vez, contar con dictamen de Auditor Externo respecto a su correcto funcionamiento.

Por último, la Resolución obliga a las emisoras a guardar la documentación respaldatoria de sus operaciones contables y su gestión, asegurando su conservación e inalterabilidad. La guarda no podrá ser encomendada a terceros (ni por ende alojarse en la nube) cuando se trate de la siguiente documentación: (i) documentación correspondiente al Domicilio legal, sede inscripta y sede de la administración; (ii) libros de comercio, societarios y registros contables. Asimismo, la sociedad deberá tener en su sede un detalle de la documentación depositada.

La Resolución entrará en vigencia el 26 de octubre de 2019.